ছোট ব্যবসার জন্য WhatsApp Business-এর ৭টি ফ্রি টুল: ক্যাটালগ, অটো-রিপ্লাই ও লেবেল

ছোট ব্যবসার জন্য WhatsApp Business-এর ৭টি ফ্রি টুল: ক্যাটালগ, অটো-রিপ্লাই ও লেবেল

অনলাইনে ছোট ব্যবসা চালাতে সব সময় বড় ওয়েবসাইট, দামি সফটওয়্যার বা আলাদা কর্মী দরকার হয় না। অনেক ব্যবসায়ী ফেসবুক পেজ, হোয়াটসঅ্যাপ এবং নিজের পরিচিত ক্রেতাদের মাধ্যমে পণ্য বিক্রি করেন। কেউ ঘরে তৈরি খাবার বিক্রি করেন, কেউ পোশাক, প্রসাধনী, গয়না, উপহারসামগ্রী কিংবা মোবাইলের বিভিন্ন জিনিস বিক্রি করেন। ব্যবসা ছোট হলেও কাস্টমারের প্রশ্ন, অর্ডার নেওয়া, পেমেন্ট নিশ্চিত করা এবং ডেলিভারির খবর দেওয়ার মতো কাজ কম নয়।

একই প্রশ্নের উত্তর বারবার দিতে গিয়েই অনেক সময় নষ্ট হয়। একজন জানতে চান, পণ্যের দাম কত। আরেকজন জানতে চান, ঢাকার বাইরে ডেলিভারি হয় কি না। কেউ আবার দোকান খোলা থাকার সময় জানতে চান। প্রতিটি প্রশ্নের উত্তর আলাদাভাবে টাইপ করতে হয়। অর্ডার বাড়লে কে পেমেন্ট করেছেন, কার পণ্য পাঠানো হয়েছে এবং কার অর্ডার এখনো বাকি আছে, সেগুলো মনে রাখাও কঠিন হয়ে যায়।

এই সমস্যাগুলো সামলাতে WhatsApp Business ছোট ব্যবসায়ীদের জন্য বেশ কাজে লাগতে পারে। এটি সাধারণ WhatsApp-এর মতো একটি মেসেজিং অ্যাপ, তবে ব্যবসা পরিচালনার জন্য এতে কিছু বাড়তি সুবিধা রয়েছে। পণ্যের ক্যাটালগ তৈরি, স্বয়ংক্রিয় স্বাগতম বার্তা, নির্দিষ্ট সময়ে অটো-রিপ্লাই, আগে থেকে লেখা উত্তর, কাস্টমার চ্যাটে লেবেল এবং সরাসরি চ্যাট খোলার লিংকের মতো ফিচার ব্যবহার করে দৈনন্দিন কাজ সহজ করা যায়।

এই আর্টিকেলে WhatsApp Business-এর সাতটি দরকারি ফ্রি টুল, সেগুলো চালু করার পদ্ধতি, বাস্তব ব্যবহার এবং কয়েকটি গুরুত্বপূর্ণ সীমাবদ্ধতা নিয়ে আলোচনা করা হয়েছে। ফিচারের নাম বা সেটিংসের অবস্থান অ্যাপের সংস্করণ, ফোন এবং অঞ্চলের ভিত্তিতে কিছুটা আলাদা হতে পারে। তাই কোনো অপশন খুঁজে না পেলে অ্যাপটি আপডেট করে Business tools বা ব্যবসায়িক টুলস মেনু দেখুন।

WhatsApp Business কী এবং ছোট ব্যবসায় এটি কেন দরকার?

WhatsApp Business হলো ব্যবসার সঙ্গে কাস্টমারের যোগাযোগের জন্য তৈরি WhatsApp-এর একটি আলাদা অ্যাপ। সাধারণ WhatsApp মূলত ব্যক্তিগত কথোপকথনের জন্য ব্যবহৃত হয়। অন্যদিকে Business অ্যাপে ব্যবসার পরিচিতি, পণ্যের তথ্য, স্বয়ংক্রিয় বার্তা এবং কাস্টমার চ্যাট গুছিয়ে রাখার মতো সুবিধা রয়েছে।

ধরা যাক, আপনি বাসায় তৈরি কেক বিক্রি করেন। একজন কাস্টমার কেকের দাম জানতে চাইলেন, অন্যজন অর্ডার দেওয়ার শেষ সময় জানতে চাইলেন, আরেকজন জন্মদিনের জন্য কাস্টম ডিজাইন চান। প্রত্যেককে আলাদা করে তথ্য দেওয়া সম্ভব, কিন্তু একই প্রশ্নের উত্তর বারবার লিখতে সময় লাগে। ক্যাটালগে পণ্যের ছবি ও দাম রাখা থাকলে সেটি পাঠানো যায়। আবার সাধারণ প্রশ্নের উত্তর Quick Replies-এ সংরক্ষণ করে রাখলে কয়েকটি ট্যাপেই পাঠানো সম্ভব।

এই অ্যাপের সব ফিচার একসঙ্গে চালু করা বাধ্যতামূলক নয়। শুরুতে ব্যবসার প্রোফাইল, ক্যাটালগ এবং কুইক রিপ্লাই তৈরি করলেই অনেক কাজ সহজ হতে পারে। পরে অর্ডার বাড়লে লেবেল, ব্রডকাস্ট ও অন্যান্য সুবিধা ব্যবহার করতে পারবেন।

WhatsApp Business কারা ব্যবহার করতে পারেন?

• ফেসবুক পেজের মাধ্যমে পণ্য বিক্রি করেন এমন উদ্যোক্তা।
• ঘরে তৈরি খাবার, কেক, আচার বা অন্যান্য খাবারের ব্যবসায়ী।
• অনলাইনে পোশাক, প্রসাধনী, গয়না ও উপহারসামগ্রী বিক্রেতা।
• ছোট দোকান, বুটিক, সেলুন বা স্থানীয় সেবাদানকারী প্রতিষ্ঠান।
• ফ্রিল্যান্সার, ডিজাইনার, ফটোগ্রাফার ও ব্যক্তিগত সেবা প্রদানকারী।
• ফেসবুক বা ইনস্টাগ্রাম থেকে আসা কাস্টমারের প্রশ্ন সামলান এমন ব্যবসায়ী।
• যারা আলাদা কাস্টমার সার্ভিস সফটওয়্যারে খরচ না করে সহজ উপায়ে যোগাযোগ পরিচালনা করতে চান।

তবে মনে রাখতে হবে, WhatsApp Business অ্যাপ ছোট ব্যবসার সাধারণ যোগাযোগের জন্য উপযোগী হলেও বড় প্রতিষ্ঠানের একাধিক কর্মী দিয়ে একই নম্বরের বিপুলসংখ্যক কথোপকথন পরিচালনার প্রয়োজন হলে আরও উন্নত ব্যবস্থা লাগতে পারে।

শুরু করার আগে WhatsApp Business যেভাবে সেটআপ করবেন

সাতটি টুল ব্যবহারের আগে অ্যাপটি সঠিকভাবে সেটআপ করা ভালো। কারণ কাস্টমার যখন আপনার নম্বরে মেসেজ করবেন, তখন ব্যবসার নাম, প্রোফাইল ছবি, পণ্যের তথ্য এবং যোগাযোগের বিবরণ দেখে তিনি আপনার ব্যবসা সম্পর্কে প্রাথমিক ধারণা পাবেন। অসম্পূর্ণ প্রোফাইলের কারণে অপ্রয়োজনীয় প্রশ্নও বাড়তে পারে।

১. অফিসিয়াল অ্যাপ ডাউনলোড করুন

Android ফোনে Google Play Store এবং iPhone-এ Apple App Store থেকে WhatsApp Business খুঁজে ইনস্টল করুন। অ্যাপ ডাউনলোড করার আগে প্রকাশকের পরিচয় যাচাই করুন, যাতে ভুল বা নকল অ্যাপ ইনস্টল না হয়।

সাধারণ WhatsApp এবং WhatsApp Business একই ফোনে ব্যবহার করা সম্ভব, তবে সাধারণত দুটি অ্যাকাউন্টের জন্য দুটি আলাদা ফোন নম্বর দরকার হয়। আপনার পুরোনো WhatsApp নম্বরটি Business অ্যাপে স্থানান্তর করতে চাইলে অ্যাপের নির্দেশনা অনুসরণ করুন। স্থানান্তরের আগে চ্যাটের ব্যাকআপ এবং প্রয়োজনীয় তথ্য যাচাই করে নেওয়া ভালো।

২. Business Profile তৈরি করুন

অ্যাপ চালু করার পর ব্যবসার নাম, ক্যাটাগরি, প্রোফাইল ছবি, বিবরণ, ঠিকানা, খোলার সময় এবং ওয়েবসাইটের তথ্য যোগ করুন। আপনার ব্যবসা যদি শুধু অনলাইনে পরিচালিত হয়, তাহলে বাস্তবে নেই এমন দোকানের ঠিকানা দেওয়ার দরকার নেই। এর বদলে পরিষ্কারভাবে লিখুন যে আপনি অনলাইনে অর্ডার নেন এবং কোন এলাকায় পণ্য সরবরাহ করেন।

ব্যবসার নাম এমন রাখুন, যাতে কাস্টমার সহজে চিনতে পারেন। প্রোফাইল ছবিতে লোগো বা পরিষ্কার ব্যবসায়িক ছবি ব্যবহার করা যেতে পারে। বিবরণে কী বিক্রি করেন, কীভাবে অর্ডার নেওয়া হয় এবং ডেলিভারি সম্পর্কে সংক্ষিপ্ত তথ্য দিন।

৩. ব্যবসার তথ্য আগে থেকে প্রস্তুত রাখুন

অটো-রিপ্লাই বা Quick Replies তৈরি করার আগে পণ্যের দাম, ডেলিভারি চার্জ, পেমেন্টের নিয়ম, অর্ডারের সময়সীমা এবং যোগাযোগের সময় নির্ধারণ করুন। এই তথ্যগুলো সব জায়গায় একই রকম থাকা দরকার। ফেসবুক পেজে এক রকম ডেলিভারি চার্জ এবং WhatsApp-এ অন্য রকম চার্জ লেখা থাকলে কাস্টমার বিভ্রান্ত হতে পারেন।

এবার একে একে সাতটি ফ্রি টুল ব্যবহার করা যাক।

১. Catalog: ফোনের ভেতরেই পণ্যের শোরুম

WhatsApp Business-এর Catalog ফিচার ব্যবহার করে আপনার পণ্যের ছবি, নাম, দাম এবং বিবরণ এক জায়গায় সাজিয়ে রাখতে পারবেন। ফলে কাস্টমারকে প্রতিটি পণ্যের ছবি আলাদাভাবে খুঁজে পাঠানোর দরকার কমে যায়। এটি বিশেষ করে সেই ব্যবসার জন্য কাজে লাগে, যেখানে একই ধরনের অনেক পণ্য রয়েছে।

ধরা যাক, আপনি অনলাইনে শাড়ি বিক্রি করেন। আপনার কাছে ২০টি ডিজাইনের শাড়ি আছে। প্রতিবার কোনো কাস্টমার শাড়ির ছবি চাইলে ফোনের গ্যালারি থেকে ছবি বেছে পাঠাতে হয়। ক্যাটালগে পণ্যগুলো আগে থেকে যোগ করা থাকলে কাস্টমারকে নির্দিষ্ট পণ্যের তথ্য দেখাতে পারবেন। এতে পণ্য খোঁজার কাজও সহজ হয়।

Catalog-এ কী কী তথ্য যোগ করা যায়?

• পণ্যের ছবি: পণ্যের পরিষ্কার ছবি যোগ করুন, যাতে রং ও ডিজাইন বোঝা যায়।
• পণ্যের নাম: শুধু “শাড়ি” না লিখে “কটন শাড়ি, নীল” এর মতো নির্দিষ্ট নাম দিতে পারেন।
• দাম: বর্তমান দাম লিখুন। দাম পরিবর্তন হলে ক্যাটালগও আপডেট করুন।
• বিবরণ: মাপ, উপাদান, রং, প্যাকেজে কী থাকবে এবং প্রয়োজনীয় বৈশিষ্ট্য লিখুন।
• পণ্যের কোড: অনেক পণ্য থাকলে নিজস্ব কোড ব্যবহার করে শনাক্ত করা সহজ হয়।
• ওয়েবসাইট লিংক: প্রযোজ্য ক্ষেত্রে পণ্যের বিস্তারিত পেজের লিংক যোগ করতে পারেন।

ক্যাটালগ তৈরি করার নিয়ম

1. WhatsApp Business অ্যাপ খুলুন।
2. Business tools বা ব্যবসায়িক টুলস মেনুতে যান।
3. Catalog অপশন নির্বাচন করুন।
4. পণ্য যোগ করার অপশন থেকে ছবি নির্বাচন করুন।
5. পণ্যের নাম, দাম, বিবরণ এবং অন্যান্য উপলভ্য তথ্য লিখুন।
6. তথ্য যাচাই করে পণ্যটি সংরক্ষণ করুন।
7. একইভাবে আপনার অন্যান্য পণ্যও যোগ করুন।

অ্যাপের সংস্করণ অনুযায়ী মেনুর নাম বা অবস্থান কিছুটা আলাদা হতে পারে। ক্যাটালগ তৈরি করার পর প্রয়োজনে Collections ব্যবহার করে একই ধরনের পণ্য আলাদা বিভাগে সাজাতে পারবেন, যদি আপনার অ্যাকাউন্টে এই সুবিধা পাওয়া যায়। উদাহরণস্বরূপ, পোশাকের দোকানে “নতুন কালেকশন”, “ছেলেদের পোশাক” এবং “মেয়েদের পোশাক” নামে বিভাগ তৈরি করা যেতে পারে।

কাস্টমারকে ক্যাটালগ পাঠাবেন কীভাবে?

কাস্টমার যখন পণ্যের দাম বা ছবি জানতে চান, তখন পুরো ক্যাটালগ অথবা নির্দিষ্ট পণ্যের তথ্য চ্যাটে পাঠাতে পারেন। এতে কাস্টমার পণ্যের বিবরণ নিজেই দেখে নিতে পারবেন। একই তথ্য বারবার লিখতে হবে না।

তবে ক্যাটালগকে শুধু ছবি রাখার জায়গা হিসেবে ব্যবহার করবেন না। পণ্যের দাম, স্টক এবং বিবরণ নিয়মিত আপডেট করা জরুরি। কোনো পণ্য বিক্রি হয়ে গেলে বা দাম বদলে গেলে পুরোনো তথ্য রেখে দিলে কাস্টমারের সঙ্গে ভুল বোঝাবুঝি হতে পারে।

কার জন্য সবচেয়ে উপযোগী: পোশাক, খাবার, প্রসাধনী, গয়না, উপহারসামগ্রী এবং একাধিক পণ্য বিক্রি করেন এমন ব্যবসায়ীদের জন্য।

২. Greeting Message: নতুন কাস্টমারকে স্বয়ংক্রিয় স্বাগতম

নতুন কাস্টমার আপনার ব্যবসায় মেসেজ করলে প্রথম উত্তরটি গুরুত্বপূর্ণ। কিন্তু প্রতিটি মেসেজ আসার সঙ্গে সঙ্গে ফোন হাতে নেওয়া সব সময় সম্ভব হয় না। Greeting Message বা স্বাগতম বার্তা চালু থাকলে নির্দিষ্ট পরিস্থিতিতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি পরিচিতিমূলক মেসেজ পাঠানো যায়।

এই বার্তার উদ্দেশ্য কাস্টমারের প্রশ্নের সম্পূর্ণ উত্তর দেওয়া নয়। বরং তাকে জানানো যে তিনি সঠিক ব্যবসায় যোগাযোগ করেছেন এবং কীভাবে সাহায্য পেতে পারেন।

Greeting Message চালু করার নিয়ম

1. WhatsApp Business খুলুন।
2. Business tools মেনুতে যান।
3. Greeting message অপশন খুঁজুন।
4. ফিচারটি চালু করুন।
5. আপনার ব্যবসার সঙ্গে মানানসই বার্তা লিখুন।
6. প্রয়োজন অনুযায়ী কাদের কাছে বার্তাটি যাবে, সেই সেটিংস নির্বাচন করুন।
7. পরিবর্তন সংরক্ষণ করুন।

সেটিংস অনুযায়ী নতুন যোগাযোগ বা নির্দিষ্ট সময় নিষ্ক্রিয় থাকার পর আবার যোগাযোগ করা কাস্টমারকে এই বার্তা পাঠানো হতে পারে। তবে সব কাস্টমারকে প্রতিবার একই বার্তা পাঠানো হবে, এমন নয়। আচরণটি অ্যাপের বর্তমান সেটিংসের ওপর নির্ভর করে।

Greeting Message-এর নমুনা

ধরা যাক, আপনার একটি অনলাইন পোশাকের দোকান রয়েছে। আপনি এভাবে লিখতে পারেন:

আসসালামু আলাইকুম। আমাদের দোকানে যোগাযোগ করার জন্য ধন্যবাদ। আপনি কোন পণ্যটি সম্পর্কে জানতে চান, তার ছবি বা নাম পাঠিয়ে দিন। আমরা যত দ্রুত সম্ভব উত্তর দেওয়ার চেষ্টা করব।

খাবারের ব্যবসা হলে বার্তাটি এমন হতে পারে:

আমাদের সঙ্গে যোগাযোগ করার জন্য ধন্যবাদ। আজকের মেনু, দাম ও অর্ডারের সময় জানতে আপনার প্রশ্নটি লিখে পাঠান। অর্ডার নিশ্চিত করার আগে ডেলিভারি এলাকা জানিয়ে দিন।

বার্তাটি ছোট রাখুন। অতিরিক্ত বিজ্ঞাপন, অপ্রয়োজনীয় তথ্য বা অনেকগুলো প্রশ্ন একসঙ্গে লিখলে কাস্টমার পড়তে আগ্রহ হারাতে পারেন।

Greeting Message ব্যবহার করার সুবিধা

• কাস্টমার প্রথম যোগাযোগেই একটি উত্তর পান।
• ব্যবসার পরিচয় পরিষ্কারভাবে তুলে ধরা যায়।
• কাস্টমারকে পরবর্তী পদক্ষেপ জানানো যায়।
• ব্যবসায়ী ব্যস্ত থাকলেও প্রাথমিক যোগাযোগ বজায় থাকে।

একটি বিষয় মনে রাখুন: Greeting Message চালু থাকলেই কাস্টমারের সব প্রশ্নের উত্তর হয়ে যায় না। পণ্যের নির্দিষ্ট দাম, স্টক বা ডেলিভারির মতো বিষয়ের জন্য আলাদা উত্তর দরকার হতে পারে।

৩. Away Message: দোকান বন্ধ থাকলেও কাস্টমারকে উত্তর দিন

অনলাইন ব্যবসায় কাস্টমার যে কোনো সময় মেসেজ করতে পারেন। কিন্তু ছোট ব্যবসায়ী সব সময় অনলাইনে থাকবেন, এমন আশা করা ঠিক নয়। রাতে ঘুমানোর সময়, পরিবারের কাজে ব্যস্ত থাকলে বা দোকান বন্ধ থাকলে সঙ্গে সঙ্গে উত্তর দেওয়া কঠিন হতে পারে। Away Message এই পরিস্থিতিতে সাহায্য করে।

এই ফিচার চালু থাকলে নির্ধারিত সময়ে কাস্টমার মেসেজ করলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে জানানো যায় যে আপনি এখন ব্যস্ত বা ব্যবসা বন্ধ রয়েছে। একই সঙ্গে কখন উত্তর পাওয়া যাবে, সেটিও উল্লেখ করা যায়।

Away Message চালু করার পদ্ধতি

1. WhatsApp Business অ্যাপ খুলুন।
2. Business tools-এ যান।
3. Away message নির্বাচন করুন।
4. ফিচারটি চালু করুন।
5. আপনার অনুপস্থিতির বার্তা লিখুন।
6. সময়সূচি নির্বাচন করুন।
7. কোন কাস্টমারদের কাছে বার্তাটি পাঠানো হবে, সেটিংসে তা নির্বাচন করে সংরক্ষণ করুন।

অ্যাপে সাধারণত সব সময় বার্তা পাঠানো, নির্দিষ্ট সময়সূচি এবং ব্যবসার সময়ের বাইরে বার্তা পাঠানোর মতো বিকল্প থাকতে পারে। আপনার অ্যাকাউন্টে যে বিকল্পগুলো দেখা যায়, সেগুলোর মধ্যে প্রয়োজনীয়টি বেছে নিন।

Away Message-এর নমুনা

আপনার মেসেজটি পেয়েছি। আমাদের কাস্টমার সার্ভিস সকাল ১০টা থেকে রাত ৯টা পর্যন্ত চালু থাকে। এখন উত্তর দিতে না পারায় দুঃখিত। পরবর্তী কর্মসময়ে আমরা আপনার মেসেজের উত্তর দেওয়ার চেষ্টা করব।

আপনি যদি সপ্তাহে এক দিন দোকান বন্ধ রাখেন, তাহলে সেই তথ্যও বার্তায় জানাতে পারেন। আবার অর্ডার নেওয়ার নির্দিষ্ট সময় থাকলে সেটি উল্লেখ করুন। যেমন, আজকের খাবারের অর্ডার বিকেল ৫টার মধ্যে নিতে হয়, তাহলে রাতের মেসেজে পরবর্তী দিনের অর্ডারের নিয়ম জানানো যেতে পারে।

Away Message কি অর্ডার নিশ্চিত করে?

না। স্বয়ংক্রিয় বার্তা শুধু কাস্টমারকে জানায় যে আপনি এখন অনুপস্থিত বা নির্দিষ্ট সময়ে উত্তর দেবেন। এটি পণ্যের স্টক যাচাই করে না, পেমেন্ট নিশ্চিত করে না এবং ডেলিভারি বুকিংও সম্পন্ন করে না। কাস্টমার যদি অর্ডার দেন, তাহলে ব্যবসায়ীকে পরে অর্ডারের তথ্য যাচাই করতে হবে।

এছাড়া অটো-রিপ্লাই চালু থাকলেই ফোনের ইন্টারনেট, অ্যাকাউন্টের অবস্থা বা সব পরিস্থিতিতে বার্তা পৌঁছানোর নিশ্চয়তা পাওয়া যায় না। তাই গুরুত্বপূর্ণ অর্ডারের ক্ষেত্রে কাস্টমারকে স্পষ্টভাবে জানিয়ে দিন, কখন অর্ডার নিশ্চিত বলে গণ্য হবে।

কার জন্য উপযোগী: বাসায় তৈরি খাবার বিক্রেতা, একা ব্যবসা পরিচালনাকারী, সেলুন, ছোট দোকান এবং নির্দিষ্ট সময়ে কাস্টমার সার্ভিস দেন এমন উদ্যোক্তাদের জন্য।

৪. Quick Replies: একই উত্তর বারবার টাইপ করার ঝামেলা কমান

অনেক ব্যবসায়ীর ইনবক্সে কিছু প্রশ্ন বারবার আসে। পণ্যের দাম কত, ডেলিভারি চার্জ কত, কীভাবে পেমেন্ট করতে হবে, দোকানের ঠিকানা কোথায় অথবা অর্ডার করতে কী তথ্য লাগবে। প্রতিটি প্রশ্নের উত্তর নতুন করে টাইপ করতে হয় বলে সময় নষ্ট হয়। Quick Replies দিয়ে এই সমস্যার অনেকটাই কমানো যায়।

Quick Replies হলো আগে থেকে সংরক্ষণ করে রাখা উত্তর। প্রতিটি উত্তরের জন্য একটি শর্টকাট তৈরি করা যায়। পরে চ্যাটে শর্টকাট ব্যবহার করে সেই উত্তর দ্রুত খুঁজে নিয়ে পাঠানো সম্ভব। এটি অটো-রিপ্লাই থেকে আলাদা, কারণ সাধারণত আপনাকে উত্তরটি নির্বাচন করে পাঠাতে হয়।

Quick Replies তৈরি করার নিয়ম

1. WhatsApp Business খুলুন।
2. Business tools মেনুতে যান।
3. Quick replies নির্বাচন করুন।
4. নতুন উত্তর যোগ করার অপশন চাপুন।
5. যে উত্তরটি বারবার পাঠাতে হয়, সেটি লিখুন।
6. উত্তরটির জন্য একটি সহজ শর্টকাট নির্ধারণ করুন।
7. প্রয়োজনে সংরক্ষিত উত্তরটির সঙ্গে ছবি বা অন্যান্য সমর্থিত তথ্য যুক্ত করুন।
8. সেভ করে চ্যাটে গিয়ে পরীক্ষা করুন।

উদাহরণ হিসেবে, ডেলিভারি চার্জের উত্তরের জন্য `delivery` শর্টকাট রাখতে পারেন। পেমেন্টের নির্দেশনার জন্য `payment` এবং অর্ডার করতে কী তথ্য লাগবে, তার জন্য `order` ব্যবহার করা যেতে পারে। শর্টকাটের আগে স্ল্যাশ (`/`) ব্যবহার করে উত্তর খোঁজার পদ্ধতি অ্যাপের সংস্করণ অনুযায়ী কাজ করতে পারে।

ব্যবসার জন্য দরকারি পাঁচটি Quick Reply-এর নমুনা

১. ডেলিভারি চার্জ

আমাদের ডেলিভারি চার্জ আপনার এলাকা ও পণ্যের ধরন অনুযায়ী নির্ধারিত হয়। আপনার এলাকা বা পোস্টকোড জানালে প্রযোজ্য চার্জ জানিয়ে দেব।

২. অর্ডার দেওয়ার নিয়ম

অর্ডার করতে পণ্যের নাম বা কোড, পরিমাণ, আপনার নাম, সম্পূর্ণ ঠিকানা এবং যোগাযোগের নম্বর পাঠান। অর্ডারের তথ্য যাচাই করে আমরা নিশ্চিত করব।

৩. পেমেন্টের তথ্য

পেমেন্ট করার আগে অর্ডারের মোট মূল্য ও প্রযোজ্য চার্জ নিশ্চিত করে নিন। পেমেন্টের জন্য আমাদের দেওয়া অফিসিয়াল নির্দেশনা অনুসরণ করুন।

৪. অর্ডারের অবস্থা

আপনার অর্ডারের অবস্থা জানতে অর্ডার নম্বর বা অর্ডারের সময়টি পাঠান। তথ্য যাচাই করে আমরা আপনাকে আপডেট দেব।

৫. পণ্য ফেরত বা পরিবর্তন

পণ্য ফেরত বা পরিবর্তনের নিয়ম পণ্যের ধরন ও অর্ডারের শর্ত অনুযায়ী প্রযোজ্য। আপনার অর্ডারের বিবরণ পাঠালে আমরা প্রযোজ্য নিয়ম জানিয়ে দেব।

এই উত্তরগুলো নিজের ব্যবসার বাস্তব নিয়ম অনুযায়ী পরিবর্তন করে নিন। সব ব্যবসায় একই ডেলিভারি সময় বা ফেরত নীতি থাকে না। নিশ্চিত না হয়ে কোনো নির্দিষ্ট সময় বা সুবিধার প্রতিশ্রুতি দেবেন না।

Quick Replies ব্যবহারের সময় যে ভুল এড়াবেন

প্রথম ভুল হলো পুরোনো তথ্য সংরক্ষণ করে রাখা। আপনার ডেলিভারি চার্জ বা পেমেন্ট পদ্ধতি বদলে গেলে Quick Replies-ও আপডেট করতে হবে। দ্বিতীয় ভুল হলো এমন উত্তর পাঠানো, যা কাস্টমারের প্রশ্নের সঙ্গে মেলে না। শর্টকাট ব্যবহার করলেও পাঠানোর আগে উত্তরটি পড়ে নেওয়া ভালো।

আরেকটি বিষয় হলো, সব কাস্টমারের পরিস্থিতি এক রকম নয়। সাধারণ প্রশ্নের জন্য প্রস্তুত উত্তর ব্যবহার করুন, কিন্তু অভিযোগ, পণ্যের ত্রুটি বা বিশেষ অর্ডারের ক্ষেত্রে কাস্টমারের সমস্যাটি বুঝে ব্যক্তিগতভাবে উত্তর দিন।

৫. Labels: অর্ডার ও কাস্টমারের চ্যাট গুছিয়ে রাখুন

অর্ডার কম থাকলে কোন কাস্টমার কী চেয়েছেন, তা মনে রাখা সহজ। কিন্তু দিনে অনেক মেসেজ আসতে শুরু করলে ভুল হওয়ার ঝুঁকি বাড়ে। কেউ অর্ডার দিয়েছেন, কেউ পেমেন্টের অপেক্ষায় আছেন, কারও পণ্য পাঠানো হয়েছে, আবার কেউ শুধু দাম জানতে চেয়েছেন। সব চ্যাট একসঙ্গে থাকলে প্রয়োজনীয় কথোপকথন খুঁজে পেতে সময় লাগে।

WhatsApp Business-এর Labels ফিচার দিয়ে চ্যাটগুলোকে আলাদা পরিচিতি বা ট্যাগের মাধ্যমে সাজানো যায়। আপনার অ্যাকাউন্টে থাকা ডিফল্ট লেবেল ব্যবহার করতে পারেন, আবার প্রয়োজন অনুযায়ী নিজের লেবেলও তৈরি করতে পারেন।

কোন ধরনের লেবেল তৈরি করবেন?

• নতুন কাস্টমার: যারা প্রথমবার যোগাযোগ করেছেন।
• দাম জানতে চেয়েছেন: পণ্য সম্পর্কে জানতে চেয়েছেন, কিন্তু অর্ডার করেননি।
• অর্ডার নিশ্চিত: যাদের অর্ডারের তথ্য যাচাই করে নিশ্চিত করা